E-postanızı kendi bilgisayarınızda depolamak için kullanılan farklı Microsoft® Outlook® yöntemlerini öğrenin. Hangi yöntemin size daha uygun olduğunu bilinçli bir şekilde anlayın.

Bu yordamların Arşiv Klasörleri ile de, Kişisel Klasörler ile de kullanılabileceğini unutmayın.

İleti Okuma
Arşivlenmiş iletileri okumak için Arşiv klasörünün yanındaki artı işaretini tıklatın.    

   1. Klasör Listesi'nde, okumak istediğiniz iletileri içeren klasörün yanındaki artı işaretini tıklatın.
   2. Klasör açılır ve alt klasörler belirir.
   3. İçindeki iletileri görmek üzere bir alt klasörü tıklatın.

Bir e-posta depolama klasörünün adını değiştirme    

   1. Dosya menüsünden Veri Dosyası Yönetimi'ni tıklatın.
   2. İletişim kutusundaki listeden, yeni bir ad vermek istediğiniz veri dosyasını seçin ve Ayarlar'ı tıklatın.
   3. Ad kutusundaki metni seçin ve onun yerine kullanmak istediğiniz yeni adı yazın.
   4. Uygula'yı ve ardından Tamam'ı tıklatın.

Parola oluşturma    

   1. Dosya menüsünden Veri Dosyası Yönetimi'ni tıklatın.
   2. İletişim kutusundan bir Arşiv Klasörleri veya Kişisel Klasörler dosyası seçin ve Ayarlar'ı tıklatın.
   3. Parolayı Değiştir'i tıklatın.
   4. Yeni Parola ve Parolayı Doğrula kutularına yeni bir parola yazın.

Klasör Listesi'nde bir e-posta depolama klasörünü gizleme    

Arşiv Klasörleri veya Kişisel Klasörler'in (ya da bunlardan birine hangi adı verdiyseniz) Gezinti Bölmesi'ndeki Klasör Listesi'nde görünmemesi için, öğeyi sağ tıklatın, ardından Kapat'ı tıklatın.
Gizli bir e-posta depolama klasörünü yeniden açma    

   1. Dosya menüsünden, Aç'ın üzerine gelin ve Outlook Veri Dosyası'nı tıklatın.
   2. Gezinti Bölmesi'nde görünmesini istediğiniz dosyayı seçip Tamam'ı tıklatın.

Bir iletinin en son değiştirilme tarihini görme    

İletiler, en son değiştirildikleri tarihe göre arşivlenir. Değiştirme alanını gösteren özel bir görünüm oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:

   1. Görünüm menüsünde, Okuma Bölmesi'ni ve Gezinti Bölmesi'ni tıklatarak kapatın.
   2. İleti listesinin üst kısmındaki gri renkli alanı sağ tıklatın (burada Kimden alanı belirir), ardından Alan Seçici'yi tıklatın.
   3. Sık Kullanılan Alanlar'ın yanındaki oku tıklatıp, Tüm Posta Alanları'nı seçin.
   4. Kaydırma yaparak Değiştirme alanına gelin ve seçin. Sonra bunu gri renkli üst kısımdaki Boyut'un yanına sürükleyin.

Otomatik Arşiv Yönetimi
Otomatik Arşiv'in etkin olup olmadığını denetleme    

   1. Araçlar menüsünden Seçenekler'ı tıklatın.
   2. Diğer sekmesini tıklatın, ardından Otomatik Arşiv'i tıklatın.
   3. Otomatik Arşiv'in çalışma aralığı onay kutusu seçili ise, Otomatik Arşiv etkindir.

Bir klasörün arşiv ayarlarını özelleştirme    

   1. Özel arşiv ayarları oluşturmak istediğiniz klasörü sağ tıklatın.
   2. Kısayol menüsünden Özellikler'i tıklatın.
   3. Otomatik Arşiv sekmesini tıklatın.
   4. Bu ayarları kullanarak bu klasörü arşivle'yi tıklatın. Klasör için kullanmak istediğiniz ayarları belirtin.

Otomatik Arşiv'i istediğiniz zaman çalıştırma    

İletileri, Otomatik Arşiv'in bir sonraki programlanmış zamanı gelmeden önce istediğinizde arşivlemek için bu yordamı kullanın.

   1. Araçlar menüsünden Posta Kutusu Temizleme'yi tıklatın.
   2. Otomatik Arşiv düğmesini tıklatın.
   3. Posta Kutusu Temizleme'yi kapatmak için Kapat'ı tıklatın.

Kişisel Klasörleri Yönetme
Kişisel klasör oluşturma    

   1. Dosya menüsünden, Yeni'nin üzerine gelin ve Outlook Veri Dosyası'nı tıklatın.
   2. Microsoft Outlook Kişisel Klasörler Dosyası (.pst) seçeneğini işaretleyin. Bu klasörleri Outlook'un eski bir sürümünde kullanacaksanız, Microsoft Outlook 97-2002 Kişisel Klasörler Dosyası (.pst) seçeneğini işaretleyin seçin. Üç defa Tamam'ı tıklatın.

      Klasör Listesi'nde Kişisel Klasörler belirir.

Kişisel Klasörler'de alt klasör oluşturma    

   1. Kişisel Klasörler'i sağ tıklatın, ardından Yeni Klasör'ü tıklatın.
   2. Ad kutusuna, alt klasöre vermek istediğiniz adı yazın ve Tamam'ı tıklatın.
   3. Kişisel Klasörler'in yanındaki artı işaretini tıklatarak yeni alt klasörü görün.
 

kaynak : outlook 2003 yedekleme ve arşiv düzeni